February 25, 2026
From letter to structured care data
Stijn Bruggeman
The problem
A general practitioner receives on average 12 letters per day: discharge summaries, specialist reports, imaging results. These documents contain crucial information about diagnoses, medication changes and treatment plans.
Yet they end up in the EHR as unstructured attachments: PDFs or scans with no structure whatsoever. The information is buried in running text. To update the patient record, the GP must read each letter in full, interpret the relevant data and enter it manually.
The result: information gets lost, records are incomplete, and follow-up care is compromised. Not because the information isn’t there, but because it is not accessible.
What if every new diagnosis, medication change and treatment plan would become visible automatically? Let’s walk through it step by step, using a real discharge letter as an example.
The letter
A 74-year-old patient was admitted for an RSV infection. Below is an example of a typical discharge letter: several paragraphs of text containing diagnoses, examinations, treatments and medication.
Geachte collega
Janssens, Jan - °08-03-1928, Straatstraat 14, 2060 Antwerpen - was opgenomen van 06-01-2000 tot en met 09-01-2000 op de afdeling Longgeneeskunde in ZRA in verband met RSV infectie.
Reden van komst / Verwijzing
Pneumonie
Anamnese
Al enige dagen malaise, anorexie, moe, spierpijn, laatste twee dagen koorts en toenemende dyspnee en hoesten.
Naar de huisarts geweest, gisteren covid swab negatief.
Huisarts heeft puffer gestart, geen beterschap waarna doorgestuurd naar spoedgevallen.
Intoxicaties
De patiënt heeft nooit gerookt.
De patiënt drinkt geen alcohol.
De patiënt gebruikt geen drugs.
Allergieën
Geen.
Sociale anamnese
Woont thuis met zijn vrouw. Doen nog alles zelf in het huishouden.
Actieve isolatie-indicatie
08/01/2023 Respiratoir syncytieel virus (RSV), isolatievorm: Contact - druppel isolatie
Lichamelijk onderzoek
Algemeen: nog vitale man voor de leeftijd, T 37,1°C
Cor: normale cortonen
Long: bilateraal vesiculair ademgeruis, bibasaal fijne crepitaties L>R, geen wheezing
Huid: geen infectie
Neuro: geen afwijkingen
Aanvullend onderzoek
ABG 06/01/23: pH 7.47, pCO2 34.0, pO2 56.3, Na 133
LABO 06/01/23: Hb 10.3, WBC nl, linksverschuiving, CK 219, troponines 74.1 (niet evolutief), CRP 134.5
PCR influenza/COVID19: Negatief
Respipanel 06/01/23: RSV positief
Hemoculturen 07/01/23: negatief
RX thorax 06/01/23:
Status na sternotomie.
Hart en mediastinale breedte binnen normale limieten. Knopatheromatose. Bevredigende transparantie van de longvelden. Discrete tramatoename in de infrahilaire streken en retrocardiaal waarbij wij denken aan chronische ontsteking/bronchitis. De CDS lijken nog vrij. Geen perihilaire stuwingstekenen. Toegenomen kyfose in de thoracale zuil.
CT Longembolen 06/01/23:
Conclusie:
Geen argumenten voor longembolen. Bronchiëctatische luchtwegen in de rechter middenkwab en de beide onderkwabben. Peribronchovasculair matglasaspect in de beide onderkwabben en dorsobasaal in de linker onderkwab waarbij wij denken aan inflammatoire pathologie. Ook vlekvormige vergrijzingen peribronchovasculair in de rechter bovenkwab waarbij ook hier denken aan onderliggende inflammatie.
Conclusie
Uw 74-jarige patiënt werd opgenomen op de dienst pneumologie van 06/01/23 tem 09/01/2023. We weerhouden:
1. RSV infectie met type 1 respiratoire insufficiëntie
Presentatie op spoedgevallen met al enige dagen algemene malaise met koorts en hoesten met een progressieve dyspnee. Bibasaal fijne crepitaties bij longauscultatie. Biochemisch weerhouden we een inflammatoir bloedbeeld met verhoogd CRP. Respipanel positief voor RSV. Hemoculturen negatief. Op RX thorax zien we tekens van chronische ontsteking/bronchitis met op CT thorax bronchiëctasiën en vlekvormige vergrijzingen peribronchovasculair in de rechter bovenkwab. Bij opname wordt gestart met empirisch Augmentin, dit wordt verder gezet na ontslag zodat de totale behandelduur 7 dagen bedraagt. Tijdens opname zuurstofnood waarvoor start 3L O2/min., dit kon worden afgebouwd op geleide van saturatie en kliniek. Er is geen zuurstofnood bij ontslag.
2. Diabetes type 2
Waarvoor behandeling met Komboglyze 2.5/850mg 2x/dag. Gezien Komboglyze uit de handel is werd dit veranderd naar Sitagliptine/Metformin 2.5/850mg 2x/dag.
3. Type 2 ischemie
Status na CABG in 2018. Recent (in 03/2022) opname op cardiologie owv NSTEMI. Coronarografie toonde nieuwe ernstige stenose thv de mid-LAD proximaal van de LIMA anastomose. Conservatief beleid middels Brilique gedurende 1 jaar.
Troponines bij opname gestegen tot 75 ng/L zonder notie van retrosternale pijn. TTE tijdens opname toont geen nieuwe contractiliteitsstoornissen. Aldus vermoedelijk type 2 ischemie op °1.
4. Arteriële Hypertensie
Tijdens opname altijd hoge tensies rond 160/90mmHg. Hiervoor start Amlor 5 mg 1x/dag. Graag uw opvolging.
Actuele medicatie: thuismedicatie
Saxagliptine 2,5 mg + metformine hydrochloride 850 mg tablet (or.); oraal; 2 x per dag 1 stuk bij de maaltijd
Amlodipine 5 mg tablet (or.); oraal; 1 x per dag 1 stuk
Ticagrelor 90 mg tablet (or.); oraal; 2 x per dag 1 stuk
Pantoprazol 20 mg maagsapresistente tablet (or.); oraal; 1 x per dag 1 stuk nuchter
Ezetimibe 10 mg + rosuvastatine 40 mg tablet (or.); oraal; 1 x per dag 1 stuk
Acetylsalicylzuur 80 mg maagsapresistente tablet (or.) (cardiovasc.); oraal; 1 x per dag 1 stuk
Met collegiale groeten
dr. Luc De Man
Namens
dr. Ann Anns
Step 1: Recognition
The system reads the entire letter and marks every clinically relevant fragment. Each fragment is assigned a type: diagnosis, procedure, care plan, medication, lab result, and more. Because these categories align with the FHIR standard, the data is universally interoperable with other healthcare systems.
In this letter, more than 50 fragments were automatically recognized, from the primary diagnosis “RSV infectie” to individual lab values such as “CRP 134.5”.
Geachte collega
Janssens, Jan - °08-03-1928, Straatstraat 14, 2060 Antwerpen - was opgenomen van 06-01-2000 tot en met 09-01-2000 op de afdeling Longgeneeskunde in ZRA in verband met RSV infectie.
Reden van komst / Verwijzing
Pneumonie
Anamnese
Al enige dagen malaise, anorexie, moe, spierpijn, laatste twee dagen koorts en toenemende dyspnee en hoesten.
Naar de huisarts geweest, gisteren covid swab negatief.
Huisarts heeft puffer gestart, geen beterschap waarna doorgestuurd naar spoedgevallen.
Intoxicaties
De patiënt heeft nooit gerookt.
De patiënt drinkt geen alcohol.
De patiënt gebruikt geen drugs.
Allergieën
Geen.
Sociale anamnese
Woont thuis met zijn vrouw. Doen nog alles zelf in het huishouden.
Actieve isolatie-indicatie
08/01/2023 Respiratoir syncytieel virus (RSV), isolatievorm: Contact - druppel isolatie
Lichamelijk onderzoek
Algemeen: nog vitale man voor de leeftijd, T 37,1°C
Cor: normale cortonen
Long: bilateraal vesiculair ademgeruis, bibasaal fijne crepitaties L>R, geen wheezing
Huid: geen infectie
Neuro: geen afwijkingen
Aanvullend onderzoek
ABG 06/01/23: pH 7.47, pCO2 34.0, pO2 56.3, Na 133
LABO 06/01/23: Hb 10.3, WBC nl, linksverschuiving, CK 219, troponines 74.1 (niet evolutief), CRP 134.5
PCR influenza/COVID19: Negatief
Respipanel 06/01/23: RSV positief
Hemoculturen 07/01/23: negatief
RX thorax 06/01/23:
Status na sternotomie.
Hart en mediastinale breedte binnen normale limieten. Knopatheromatose. Bevredigende transparantie van de longvelden. Discrete tramatoename in de infrahilaire streken en retrocardiaal waarbij wij denken aan chronische ontsteking/bronchitis. De CDS lijken nog vrij. Geen perihilaire stuwingstekenen. Toegenomen kyfose in de thoracale zuil.
CT Longembolen 06/01/23:
Conclusie:
Geen argumenten voor longembolen. Bronchiëctatische luchtwegen in de rechter middenkwab en de beide onderkwabben. Peribronchovasculair matglasaspect in de beide onderkwabben en dorsobasaal in de linker onderkwab waarbij wij denken aan inflammatoire pathologie. Ook vlekvormige vergrijzingen peribronchovasculair in de rechter bovenkwab waarbij ook hier denken aan onderliggende inflammatie.
Conclusie
Uw 74-jarige patiënt werd opgenomen op de dienst pneumologie van 06/01/23 tem 09/01/2023. We weerhouden:
1. RSV infectie met type 1 respiratoire insufficiëntie
Presentatie op spoedgevallen met al enige dagen algemene malaise met koorts en hoesten met een progressieve dyspnee. Bibasaal fijne crepitaties bij longauscultatie. Biochemisch weerhouden we een inflammatoir bloedbeeld met verhoogd CRP. Respipanel positief voor RSV. Hemoculturen negatief. Op RX thorax zien we tekens van chronische ontsteking/bronchitis met op CT thorax bronchiëctasiën en vlekvormige vergrijzingen peribronchovasculair in de rechter bovenkwab. Bij opname wordt gestart met empirisch Augmentin, dit wordt verder gezet na ontslag zodat de totale behandelduur 7 dagen bedraagt. Tijdens opname zuurstofnood waarvoor start 3L O2/min., dit kon worden afgebouwd op geleide van saturatie en kliniek. Er is geen zuurstofnood bij ontslag.
2. Diabetes type 2
Waarvoor behandeling met Komboglyze 2.5/850mg 2x/dag. Gezien Komboglyze uit de handel is werd dit veranderd naar Sitagliptine/Metformin 2.5/850mg 2x/dag.
3. Type 2 ischemie
Status na CABG in 2018. Recent (in 03/2022) opname op cardiologie owv NSTEMI. Coronarografie toonde nieuwe ernstige stenose thv de mid-LAD proximaal van de LIMA anastomose. Conservatief beleid middels Brilique gedurende 1 jaar.
Troponines bij opname gestegen tot 75 ng/L zonder notie van retrosternale pijn. TTE tijdens opname toont geen nieuwe contractiliteitsstoornissen. Aldus vermoedelijk type 2 ischemie op °1.
4. Arteriële Hypertensie
Tijdens opname altijd hoge tensies rond 160/90mmHg. Hiervoor start Amlor 5 mg 1x/dag. Graag uw opvolging.
Actuele medicatie: thuismedicatie
Saxagliptine 2,5 mg + metformine hydrochloride 850 mg tablet (or.); oraal; 2 x per dag 1 stuk bij de maaltijd
Amlodipine 5 mg tablet (or.); oraal; 1 x per dag 1 stuk
Ticagrelor 90 mg tablet (or.); oraal; 2 x per dag 1 stuk
Pantoprazol 20 mg maagsapresistente tablet (or.); oraal; 1 x per dag 1 stuk nuchter
Ezetimibe 10 mg + rosuvastatine 40 mg tablet (or.); oraal; 1 x per dag 1 stuk
Acetylsalicylzuur 80 mg maagsapresistente tablet (or.) (cardiovasc.); oraal; 1 x per dag 1 stuk
Met collegiale groeten
dr. Luc De Man
Namens
dr. Ann Anns
Step 2: Normalization
Recognition alone is not enough. Free text is difficult to search and hard to compare across systems. That is why each recognized fragment is linked to standardized medical codes, such as SNOMED-CT for clinical concepts and ICPC-2 for primary care, as well as LOINC and other international terminologies.
This way, “RSV infectie” is no longer just a highlighted piece of text, but a coded concept that any healthcare system can understand, regardless of how the specialist originally phrased it.
Newly initiated medication. The GP needs to know this for follow-up.
Ongoing treatment plan with a specific duration. Essential for medication follow-up.
Even uncertain findings are recognized and correctly classified.
This makes the information searchable, comparable and reusable. Not only within the practice’s own EHR, but also for data exchange with other healthcare systems through standards like FHIR.
Step 3: Comparison with the patient record
The structured data from the letter is automatically compared with the existing patient record, which is structured in the same way. What is already known? What is new?
The GP no longer needs to piece it together: the system directly shows which information requires attention.
New for this patient
- RSV infectionnew diagnosis
- Amlor 5 mg 1x/daynew medication
- Suspected type 2 ischemianew finding
Already known in the record
- Diabetes type 2existing diagnosis
- Status na CABG (2018)known history
- Saxagliptineongoing medication
The result
Instead of a lengthy attachment, the GP immediately sees what is relevant and new: which diagnoses, which medication, which treatment plan. Without having to read the entire letter.
Reading through letters, identifying new data that is not yet in the record and manually updating it: this is an enormous administrative burden that recurs daily. By automating this processing, the physician not only saves time, but can focus on what truly matters: staying informed about the important updates for their patients.
Looking ahead
When all incoming information is captured in a structured and coded way, it opens the door to population-level analytics.
How many patients in the practice have diabetes and qualify for a care pathway? Which patients with chronic kidney disease need follow-up?
Quality indicators and population management become possible, without any additional registration burden for the GP. The data is already there. It just needs to be unlocked.
Want to explore Co-Medic further?
Connect with our team or keep reading more insights from our blog archive.
Available in:
Related articles
Feb 5, 2026
Chronic kidney disease: from underdiagnosis to overview with population management
CKD is often insufficiently followed up in primary care. Population management helps identify and follow patients according to guidelines.
Read more
Jan 27, 2026
How Co-Chat relieves daily administrative tasks
Dr. Bram Spinnewijn shows how he writes referral letters during consultations with Co-Chat, without GDPR concerns.
Read more
Jan 20, 2026
Detecting (often hidden) heart failure in general practice with NLP
How natural language processing helps systematically identify heart failure, including the difficult-to-detect HFpEF variant, in electronic medical records.
Read more