Efficiënte brievenverwerking in een groepspraktijk: hoe pak je dat aan?

Niet iedereen is dagelijks aanwezig in de praktijk, maar belangrijke correspondentie kan niet blijven liggen. Dr. Bram Spinnewijn deelt hoe zijn team de dagelijkse correspondentie organiseert met Co-Medic.

Datastromen in een multidisciplinaire praktijk

De Wijkpraktijk in Antwerpen werkt sinds 2017 als medisch huis. Het team bestaat uit drie huisartsen, twee huisartsen in opleiding, vier praktijkverpleegkundigen, twee eerstelijnspsychologen, een diëtiste, een bewegingstherapeut en administratieve ondersteuning.

Een uitgebreid team dus. En dat brengt een stevige stroom aan medische correspondentie met zich mee: zo’n 150 pagina’s aan binnenkomende communicatie per dag.

De uitdaging: efficiënt verwerken zonder iets te missen

Vóór het gebruik van de brievenverwerker verliep alles via het EMD. Dat betekende: brief per brief documenten openklikken, wachten tot alles laadde, en vervolgens tekst manueel kopiëren-plakken voordat die in de medische voorgeschiedenis of probleemlijst geplaatst kon worden.

“We waren al gauw meer dan een uur per dag bezig met brievenverwerking,” vertelt dr. Spinnewijn. “Voor alle artsen samen liep het op tot zo’n tweeënhalf uur administratie per dag. En dat terwijl we van onszelf vonden dat we superefficiënt waren.”

Een bijkomend probleem in een groepspraktijk: niet iedereen is elke dag aanwezig. Soms zijn collega’s op vakantie. Zonder duidelijk systeem blijven brieven liggen, of worden ze dubbel gelezen.

De oplossing: één arts screent, iedereen verwerkt

Met de brievenverwerker van Co-Medic heeft De Wijkpraktijk een heldere workflow uitgewerkt.

Elke dag wordt één arts aangewezen om alle binnenkomende post te screenen. Die leest niet elke brief volledig, maar beoordeelt aan de hand van de AI-samenvatting of er diezelfde dag actie nodig is. Denk aan een patiënt die een hartinfarct heeft doorgemaakt, of een radiologieverslag dat een fractuur toont.

“Dat soort zaken mogen niet blijven liggen,” benadrukt dr. Spinnewijn. “De arts die die dag screent, markeert de brief als gelezen en signaleert waar nodig aan de groep.”

Daarnaast blijft elke arts verantwoordelijk voor de eigen correspondentie. De brievenverwerker wijst brieven automatisch toe aan de behandelende arts, en via een filter selecteer je eenvoudig je eigen post. Of die brieven al door iemand anders bekeken zijn of niet, maakt niet uit: je verwerkt ze zelf en noteert de relevante informatie in het dossier.

“Als ik ‘s ochtends vroeg in de praktijk ben, heb ik in twintig minuten al mijn post verwerkt,” zegt dr. Spinnewijn. “Het gevolg is dat de collega die screent mijn brieven niet nog eens hoeft te lezen. Zo besparen we dubbel werk.”

Kwaliteit boven tijdswinst

Dr. Spinnewijn spreekt liever over kwaliteitswinst dan over tijdswinst.

“Ik hoop dat de tijd die we vrijmaken, gaat naar het verbeteren van andere taken. Niet minder administratie, maar zinvollere administratie.”

De concrete winst zit in de snelheid waarmee informatie correct in het dossier terechtkomt. De samenvatting van een specialistenbrief hoeft niet meer manueel herschreven te worden. Met een paar klikken staat de relevante informatie in de probleemlijst of medische voorgeschiedenis.

Het resultaat: dossiers die dagelijks worden bijgewerkt, in plaats van met vertraging. En een manier van werken die merkbaar rustiger aanvoelt. “Geen zandlopertjes meer waar je op moet wachten,” vat dr. Spinnewijn samen.

Die verbeterde workflow levert ook in de details voordelen op. Wanneer er een geboorte- of overlijdensbericht binnenkomt, wijst de praktijk die brief toe aan het secretariaat. Het secretariaat ziet enkel de brieven die aan hen zijn toegewezen, en kan dan vlot een kaartje versturen naar de familie in kwestie.

“Ik geloof dat patiënten dat wel kunnen appreciëren,” besluit dr. Spinnewijn.

---

Bekijk hieronder het volledige gesprek met dr. Bram Spinnewijn over brievenverwerking in De Wijkpraktijk.